Aenean ornare velit lacus, ac varius enim lorem ullamcorper dolore aliquam.
Organisering
Skaleringsprojektet har genereret en guldgrube af viden om at organisere og forankre FleetOptimiser i organisationer, baseret på erfaringer fra de 14 deltagende myndigheder. Nogle fik båret FleetOptimiser ind via digitaliseringsafdelingen, andre direkte i den daglige drift af køretøjsflåden. Og begge veje er gode! Der er dog alligevel et par gode råd, som kan tages til overvejelse, når I som myndighed selv skal I gang med at etablere en projektorganisation omkring FleetOptimiser.
Anbefaling 1: Start med ét fagområde eller forvaltning
Alle myndigheder i skaleringsprojektet er startet med at kigge på og bruge FleetOptimiser på en afgrænset del af bilflåden, for eksempel hjemmeplejens biler eller puljebiler ved administrationsbygninger. Det er typisk også her, at køretøjsflåden er godt organiseret. Vi anbefaler, hvis muligt, at I tager fat et sted, hvor ovenstående er opfyldt. Selv med en mindre pulje af biler, er der gode erfaringer at hente, og I kan let justere på projektet i opstarten, når det kun er relativt få biler det drejer sig om.
Anbefaling 2: Giv projektet ro og tid til at opbygge tillid i organisationen: Lyt, lær og justér – og få et godt afsæt til næste skridt
Selvom FleetOptimiser har godt tre år på bagen, kan det stadig være relativt nyt land for organisationen at arbejde med flådestyring, og ikke mindst kunstig intelligens, selvom det i stor stil skyller indover os i disse år. Det kan derfor godt kræve lidt tålmodighed og tid at få skabt det rette fundament for FleetOptimiser, hvor der er tillid til løsningen og vi kan stole på simuleringerne - og det er helt okay. Det gør nemlig at det bliver både lettere og hurtigere at tage de næste skridt hvis I vil udvide til flere fagområder senere, at I da kan relatere til erfaringerne fra andre dele af organisationen.
Anbefaling 3: Etablér et netværk på tværs af myndigheder og brug hinanden som sparringspartnere
Der er bred enighed blandt dem, som har implementeret FleetOptimiser og dem der er tæt på, om at det har stor værdi at have et netværk på tværs af myndigheder, som man løbende kan udveksle erfaringer og sparre med. Vi anbefaler derfor at I laver jeres eget lille netværk sammen med andre der har deltaget på intromødet. Vi foreslår at I mødes f.eks. 30-45 minutter hver anden til hver tredje uge, til en gang “bordet rundt” og evt. skiftes til at lave en kort casepræsentation efterfulgt af diskussion/sparring med udgangspunkt i egen proces. Som en projektdeltager sagde i forbindelse med en workshop: “Vi kan låne tillid af hinanden” når vi går sammen i et fælles projekt og har et netværk vi kan læne os op ad. Vi synes det rammer spot on!
Anbefaling 4: Inviter kollega(er) fra fagområdet med i projektet så tidligt som muligt – og få en vigtig ambassadør!
Starter I med hjemmeplejen eller et andet fagområde? Så vil vi klart anbefale jer at få en kollega fra fagområdet/forvaltningen med i projektgruppen. De kan nemlig blive vigtige ambassadører der hjælper med at bygge bro, adressere og minimere kompleksitet og være “oversætter” der kan formidle både muligheder og bekymringer mellem fagområdets personale og projektgruppen.
Opmærksomhed: Er der et godt ledelsesophæng i jeres organisation?
Det er svært at komme udenom at en god forankring hos den nærmeste ledelse er en vigtig ingrediens når I tager hul på forberedelserne til implementeringen. Sørg for at få ledelsen med (hvis du ikke selv er leder) og inviter dem til at tage ejerskab. Er der nogle måder I kan koble projektet til de dagsordener der fylder hos ledelsen lige nu? Står organisationen overfor nogle udfordringer på kortere eller længere sigt, hvor FleetOptimiser måske kan være en del af løsningen? Har I brug for også at få FleetOptimiser forankret i organisationens strategiske ledelse, kan det være en god idé først at gå “bottom up” og etablere en stærk forankring i blandt medarbejdere og ledere tæt på driften. Erfaringerne fra flere af projektmyndighederne er, at den gode forankring, tæt på organisationens kerneopgaver, er et rigtig godt fundament for også at få den strategiske ledelses opbakning til at tage de næste skridt. FleetOptimiser kan heldigvis kobles til flere (strategiske) dagsordener, som kan være et godt udgangspunkt for en god forankring hos ledelsen. Vi udfolder eksempler på de forskellige dagsordener lidt længere nede.
